RELACIONES PUBLICAS Y COMUNICACIONES
OBJETIVO:
- Apoyar el desarrollo de actividades administrativas y protocolares del Alcalde.
FUNCIONES:
- Supervisar el desarrollo de las Actividades administrativas de apoyo directo al Alcalde.
- Otras funciones que determine el Alcalde.
- Manejo de las Relaciones Públicas de la Alcaldía.
- Realizar permanentes despachos de prensa por medio de comunicados o boletines.
- Elaborar y redactar material informativo en general.
- Mantener un archivo de prensa y de otras publicaciones.
- Preparar conferencias de prensa, entrevistas, reuniones y otras actividades similares.
- Elaborar y redactar declaraciones públicas, advertencias, cartas respuestas a diarios, desmentidos, inserciones en general, etc.
- Coordinar y definir la información que se publica en el suplemento municipal y otros suplementos.
- Crear y elaborar programas especiales de difusión que conciten el interés de la comunidad, para que colaboren en los programas del Municipio.
- Mantenerse permanentemente informado de todas las publicaciones de diarios, revistas, televisión y medios de comunicación en general.
- Informar y asesorar al alcalde sobre planteamientos públicos de las autoridades y vecinos con respecto a inquietudes y problemas de carácter comunal.
- Crear y elaborar programas especiales de difusión que le encomiendeel Alcalde.
- Mantener informado al personal de las actuaciones, inauguraciones y otras actividades relevantes del Municipio.
- Mantener actualizado un listado con las efemérides más importantes y enviar oportunamente las felicitaciones que correspondan.
- Organizar y dirigir el protocolo en los eventos o ceremonias oficiales que efectúe la Municipalidad y cursar las invitaciones a las autoridades.
- Asesorar al Alcalde en todas las materias relativas a protocolo de la Municipalidad.
- Mantener actualizado un archivo fotográfico y una lista de protocolo de autoridades a nivel comunal, regional y nacional.
- Representar al Alcalde en actos, ceremonias y reuniones cuando él lo estime conveniente.
- Asistir al Comité Técnico Administrativo y al Consejo cuando se le solicite.
- Efectuar el control y mantención de equipos de video y sonido de propiedad de la Municipalidad.
- Administración del Salón Auditorium.
CARGO: DIRECTOR
RESPONSABILIDAD
- Planificar, programar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de las funciones de la Dirección.
RELACIONES
- De dependencia: Alcalde
- De coordinación: Con todas las Unidades Municipales.
ACTIVIDADES
Diarias:
- Atender público.
- Revisar la Prensa y publicaciones periódicas.
- Redactar informes diversos.
- Asesorar al Alcalde y demás Unidades Municipales en materias de su competencia.
- Realizar visitas a terreno.
- Dirigir el desarrollo de actividades técnico administrativas de la Unidad.
- Analizar antecedentes de carácter legal, técnico administrativo o de cualquier otra índole, relacionados con trabajos y/o estudios de la Dirección.
- Representar al Alcalde en Actos y otras actividades que le encomiende.
- Redactar tarjetas o notas de saludos del alcalde a las autoridades o Instituciones, que están de cumpleaños o de aniversario.
Semanales:
- Participar en el Comité Técnico Administrativo, sostener encuentros o reuniones informativas con los Directores y Jefes Municipales.
Mensuales:
- Programar la realización de trabajos específicos de la Dirección.
Anuales:
- Elaborar proyecto de actividades.
- Coordinar acciones de difusión con el Depto. de Estudios y Proyectos y con las demás Unidades Municipales que realicen estudios y proyectos de inversión.
CARGO: SECRETARIA
RESPONSABILIDAD
- Ejecutar trabajos de servicio administrativo auxiliar, tales como: dactilografía, computacional, archivo, etc.
RELACIONES
- De dependencia: Del Director de RR.PP y Comunicaciones.
- De coordinación: Con personal de la Unidad y demás.
ACTIVIDADES
Diarias:
- Redactar documentos rutinarios.
- Realizar trabajos de dactilografía.
- Tramitar, controlar y archivar documentos.
- Recibir y registrar ingreso y salida de documentos.
- Mantener actualizados los archivos.
- Recibir, registrar, distribuir y despachar correspondencia.
- Atender teléfono.
- Atender público.
- Llevar el registro de llamadas de larga distancia.
- Mantener un registro con fechas de onomásticos y cumpleaños y demás compromisos sociales con autoridades provinciales, regionales, amigos y colaboradores de la Comuna.
- Atender cualquier otra actividad que le encomiende su jefe directo.
Mensuales:
- Controlar, mantener, distribuir y solicitar los útiles de oficina.
- Ordenar y enlegajar documentos, encargándose de su archivo.
- Elaborar el informe de llamadas de larga distancia remitiéndolo para su control y/o reintegro.
- Control e informe de horas extraordinarias del personal de la Dirección.
Ocasionales:
- Colaborar en eventos organizados o auspiciados por el Municipio o la Dirección.
CARGO: RELACIONADOR PUBLICO
RESPONSABILIDAD
- Es responsable del protocolo de las ceremonias que realice la Municipalidad y coordinación en la preparación de dichas actividades.
RELACIONES
- De dependencia: Director de RR.PP y Comunicaciones.
- De coordinación: Con las demás dependencias de la Municipalidad.
ACTIVIDADES
Diarias:
- Coordinar con el personal de la Unidad o de otros Departamentos, en la realización de ceremonias y actos programados por el Municipio.
- Revisar prensa local y preparar respuesta en caso de existir reclamos.
- Verificar el oportuno despacho de correspondencia e invitación para ceremonias y/o reuniones.
- Subrogar al directos de la Unidad.
- Apoyar en lo referente a redacción de documentos, oficios, circulares u otros.
- Preparar y despachar los saludos de acuerdo a las instrucciones del Alcalde.
- Atender cualquier otra actividad que le encomiende su Jefe directo.
Ocasionales:
- Organizar y responsabilizarse de eventos artísticos culturales.
- Coordinar acciones con el Periodista de la dirección.
- Tomar fotografías n actos y eventos diversos, manteniendo un adecuado archivo, exhibición y distribución de las mismas.
CARGO: PERIODISTA
RESPONSABILIDAD
- Reunir antecedentes para la elaboración de las publicaciones o declaraciones de la Municipalidad, asesorando al Director de RR.PP., en lo relativo a aspectos técnicos de las mismas.
RELACIONES:
- De dependencia: Director RR.PP. y Comunicaciones.
- De coordinación:
ACTIVIDADES
Diarias:
- Asesorar al Director de Relaciones Públicas en la redacción de las diversas comunicaciones que le competen.
- Reunir en terreno antecedentes de los hechos de interés para el informativo municipal.
- Reportear actos y celebraciones organizadas por la Municipalidad o de interés para ella.
- Redactar y preparar informes diversos.
- Redactar los comunicados de prensa.
- Preparar las conferencias de prensa.
- Elaborar trimestralmente un suplemento con las actividades relevantes de la Municipalidad y la Comuna.
CARGO: AYUDANTE DE EQUIPOS DE AMPLIFICACION Y AUDIOVISUALES.
RESPONSABILIDAD
- Es responsable de la coordinación y preparación en terreno de actos y ceremonias que realice la Municipalidad.
RELACIONES
- De dependencia: Del Director de RR.PP. y Comunicaciones.
- De coordinación: Con personal de la Unidad.
ACTIVIDADES
Diarias:
- Mantener el programa de uso del Salón Auditorium, y de los equipos audiovisuales de la Municipalidad.
- Colaborar en instalación de escenarios y elementos para ceremonias.
- Despacho de correspondencia.
- Retirar correspondencia en la Oficina de partes.
- Atender cualquier otra actividad que le encomiende su Jefe directo.
Semanales:
- Programar y controlar la correcta emisión dominical de música.
Mensuales:
- Hacer un programa de actos y ceremonias.
Periódicas:
- Preparar todos los detalles para las ceremonias dentro y fuera de la Municipalidad.
CARGO: TECNICO EN EQUIPOS DE AMPLIFICACION Y AUDIOVISUALES
RESPONSABILIDAD
- Traslado e instalación de equipos de amplificación y elementos audiovisuales.
RELACIONES
- De dependencia: Director de RR.PP. y Comunicaciones.
- De coordinación: Con personal de la Unidad.
ACTIVIDADES
Diarias:
- Operar equipos audiovisuales.
- Preocuparse de la mantención y buen estado de los elementos a su cargo.
- Amplificar actos y ceremonias oficiales.
- Conducir el vehículo asignado a RR.PP. y Comunicaciones.
- Atender cualquier otra actividad que le encomiende su Jefe directo.
Ocasionales:
- Colaborar en la realización de inventarios.
- Colaborar en situaciones de emergencia.
CARGO: ADMINISTRATIVO
RESPONSABILIDAD
- Encargarse de la entrega y retiro de documentación del Departamento.
RELACIONES
- De dependencia: Director RR.PP. y Comunicaciones.
- De coordinación: Personal de la Unidad.
ACTIVIDADES
Diarias:
- Entregar correspondencia en la Municipalidad y fuera de ésta.
- Entregar y retirar correspondencia en la Oficina de Partes.
- Atender cualquier otra actividad que le encomiende su jefe directo.
- Desempeñarse ocasionalmente como chofer.
- Colaborar y atender equipos de amplificación.
- Llevar archivos de Diarios y Revistas.
- Actualizar diarios murales de la Unidad y spot de fotografías.
- Despacho de correspondencia y suplementos municipales.
Ocasionales:
- Colaborar en situaciones de emergencia.